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如何在处理问题时拥有清晰的逻辑?
2024-11-22 23:49

  

如何在处理问题时拥有清晰的逻辑?

  初入职场的年轻人经常会收到这样的反馈:

  「你这个方案做的,逻辑有问题啊。」

  这个时候我们往往会一头雾水,到底怎样做才算有逻辑呢?

  今天给大家推荐的内容,是教你如何在处理问题的时候拥有「结构化思维」。换一种思考问题的方式,或许难题就迎刃而解了。

  答主:谢春霖12.4 万人赞同了该回答)

  我们先来做个测试:

  请你花 10 秒钟的时间,记住以下 20 个数字:

  71438059269250741863

  好,我们再来试一组数字,还是花 10 秒钟来记住它:

  99887766554433221100

  其实这两组的 20 个数字是一样的,但是不是觉得第二组一下子就记住了?

  为什么会这样?

  因为第二组数据更符合我们大脑的使用习惯,数字与数字之间有清晰的逻辑和结构。

  我们大脑处理信息有两个规律:

  太多的信息记不住。喜欢有规律的信息。

  有人口若悬河地和你讲了半天,他说的每个字你都听得懂,然而组合在一起,你并不知道他想说什么,内容没有逻辑,语句没有重点……

  你别觉得听着难受,讲的人,他自己也许更难受!

  把你的想法和思维内容,像整理衣服一样,分门别类地安放好,组成一个结构分明的整体,方便日后的理解、存储、使用。这就是「结构化思维」。

  结构化思维有什么好处?

  如果你能够习惯用结构化的方式进行思考,你的思维能力、沟通能力、学习能力都将获得大幅度的提升。

  比如,公司的线下门店生意突然下滑,怎么办?

  如果你不会结构化思维,你可能会这样说……

  

  有结构化思维的人会这样表达……

  

  思路清晰,考虑周全。

  再比如,你们公司近期要举办一场大型的相亲活动,你是项目的负责人,目前正在召开项目工作会议,老板请你介绍一下本次活动目前的安排。

  如果你不会结构化思维,你可能会这样表达……

  

  有结构化思维的人会这样表达……

  

  是不是感觉整个表达逻辑非常有序,层次分明?

  好,说了那么多结构化思维的好处,那么,我们如何才能拥有这种能力呢?

  结构化思维的步骤

  第一步:明确目的,找到分解角度

  结构化思维并不是简单地做个分类汇总,而是要明白分解后,以什么方式组合,要达成什么目的。

  所以,我们得先弄清楚分解的目的是什么。比如说,对于一个项目:

  如果目标是分析进度:那就按时间进度、过程阶段来分解;

  如果目标是分析成本:那就按工作项来分解;

  如果目标是分析客户:那就按性别、年龄、学历、职业、收入等来分解。

  第二步:按 MECE 原则,组成结构

  确定了分解目的,我们就要开始搭建结构了,先说一种最基本的结构形态:金字塔结构。

  什么是金字塔结构?

  简单来说就是,先确认目标问题,再根据分解的目的,将问题分解成不同的类别,类别下再放入对应的不同要素,这样逐层分解,最终形成类似于金字塔的形状结构。

  

  并且,金字塔的每一层,都必须牢固,不能少一块砖,也不能多一块砖,不然整个结构就会垮塌,这个就称为 MECE 原则。

  MECE 是麦肯锡著名咨询师巴巴拉·明托在她的著作《金字塔原理》中提出的核心概念,意思是:相互独立、完全穷尽。

  也就是金字塔的每一层,内容不能有重复的部分,也不能有遗漏的部分。

  下面我用一个例子来说明:

  问题:如何在未来 3 个月完成 100 万销售业绩?

  我们可以通过以下两种方式来构建金字塔结构:

  方式 1:自上而下使用「演绎法」设计结构。

  要完成 100 万的业绩,关键是客户,因此我们可以根据客户的类别进行划分,对不同客户类别采取不同的营销策略来完成业绩。

  根据 MECE 原则我们发现,客户无非来源于三类:

  陌生的新客户、正在跟进中的准客户、已经购买过的老客户。因此,我们可以将金字塔的第一层这样划分:

  

  这样一划分,大致的思路已经清楚了:

  开拓更多获取新客户的渠道;提高跟进中客户的付款转化率;促进老客户的复购。

  根据这个策略,我们再继续往每个子分类中添加要素,比如:

  在新客户下,添加可拓展的新渠道列表;在准客户下,添加促销方案;在老客户下,添加老客户回访计划……如此这般,一层层演化细分,最终形成一个金字塔结构。

  不过,这个分解方式没有标准答案,你在运用的过程中,得根据实际问题,找到对问题的解决最直接有效的切分方式,比如:

  侧重于进度把控的,可以按时间维度进行分类:第一个月、第二个月、第三个月。

  侧重于战略聚焦的,可以按重要程度进行分类:机构客户、普通客户。

  侧重于目标达成的,可以按演绎逻辑进行分类:流量、转化率、客单价、复购率。

  方式 2:自下而上使用「归纳法」提炼结构。

  自上而下演绎法的好处是效率高,可以快速地把问题结构化。

  可是,这种方式有个前提,就是你得对问题的解决方法有深刻的理解,能够快速找到恰当的分解角度,或者大脑中已经有了现成的结构可以直接使用,比如,销售额=流量×转化率×客单价。

  如果没有现成的结构,或者找不到分解的角度,怎么办?

  你可以尝试使用「归纳法」自下而上地提炼结构。

  1.针对问题目标,穷尽所有能想到的内容

  我们还是回到前面的问题:如何在未来 3 个月完成 100 万销售业绩?

  然后你需要开始头脑风暴,把能想到的所有相关信息,不管是建议方法、关键人物,还是重要事项、截止时间……只要和问题相关,有多少写多少。

  你也可以找来一些帮手一起讨论,通过各种唇枪舌剑、各种奇思妙想,将想法、建议、点子铺满整个白板……

  

  头脑风暴结束,你发现真的是说什么的都有。

  别急,我们接着进行下一步。

  2.用归纳法中的「求同、求异、剩余法」对内容进行分组

  在分组过程中,你需要对内容进行一些增减修补,比如:

  把一些有明显上下层次关系的先连接起来,看起来比较方便;

  把同一分组中明显缺少的项目补上,比如客户分类中缺少「老客户」这一类,再把一些重复的内容删除,对不恰当的内容进行修正。

  经过一番调整,凌乱的内容很快被分成了 5 个大组:渠道、获客方法、产品活动、客户分类、沟通方式,这里的分组名称不要求太精确,因为后期可能还需要调整。

  

  是不是感觉整体结构清晰很多了?

  3.梳理逻辑层次,构建金字塔结构

  接着,你需要梳理这 5 组的逻辑关系。我们发现,「客户分类」这个组和其他几组明显不同,渠道、获客方式、沟通方式应该是根据不同的客户采取的不同的拉新、促销的手段。

  因此,我们把客户分类这组拎出来,作为金字塔的上一层,把渠道、获客方法、沟通方式,根据客户的类别不同,重新组合,放在金字塔的下层。

  在调整的过程中,继续修改归类错误、结构不 MECE 的部分,比如:

  「客户分类」中目前的内容是:新客户,准客户,老客户,机构客户。而机构客户和其他三类有重叠部分,不符合 MECE 原则,应剔除。

  

  这样看上去是不是又清晰很多了?

  不管是新客户、准客户还是老客户,我们采取的产品活动都是同一个,因此可以把产品活动放在它们的上方,作为金字塔的顶端,这也因此成为了本次 3 个月业绩冲刺的核心活动。

  

  现在是不是看到金字塔结构了?

  第三步:调整结构,给出方案。

  目前这个方案看上去还不太完善,因为内容基本都是通过头脑风暴得来的,比较零碎,但是结构已经出来了。

  接下来,我们需要先检查整个结构是否 MECE、逻辑层次是否有混淆的部分,调整一下。然后,根据这个结构,再往里面继续增减要素,不断完善整个方案。

  

  你看,这样一步步地梳理,我们就从一堆凌乱、没有规则的想法中,提炼出了一套有结构、有逻辑、可执行的行动方案。

  这,就是结构化思维的力量!

  不过,结构化思维的过程,就是将问题分解成一个金字塔结构吗?

  当然不是。

  金字塔结构只是结构化思维中最基本的一种形态,是结构化思维的基础。

  接下来,我将带你学习结构化思维的进阶技巧。

  结构化思维的进阶技巧

  刚才的整个过程,既要头脑风暴穷尽想法,又得不断调整逻辑找出恰当的结构,还需要每一层都符合 MECE 原则。

  这样下来,耗时就会比较长。有没有更高效的方法,可以让你把问题快速结构化,又保证每一步都符合 MECE 原则呢?

  下面,我就给你说一下结构化思维中的进阶技巧:平面切割法。

  你拿出一张白纸放在面前,想象在白纸上即将填满的内容,将构成一个完整的方案。

  拿起一支笔,对这个完整的方案,用横线、竖线进行切割。只要你画的线是贯穿、封闭的,那么切出来的结构一定是 MECE 的。

  

  现在的关键问题是,这个线怎么画?

  任何事物都是一对矛盾的统一体,彼此对立,加在一起又是一个整体。比如,有无、是非、黑白……

  因此,如果能找到一件事情中既对立又统一的两面,我们就能用一条线,将它们彼此分开,组合成一个对立统一体,而它们两者也一定是 MECE 的。

  比如,你们公司最近想招募新员工,应该采取什么样的招聘策略?

  然后我们就开始思考,这张白纸上就是你所要面对的所有招募对象,是否可以用两分法,将他们分成一个对立统一的整体呢?

  我们想到了一个要素:能力。

  我们可以把他们先分成能力强、能力弱的两类,彼此对立,结合在一起又是统一的整体,符合 MECE。

  

  不过这个分类还是太宽泛,还有没有能组成对立统一体的其他要素呢?

  我们又想到了第二个要素:态度。

  我们可以把他们分成态度好、态度差这两类,彼此对立,又能融合统一。

  可是,纸上已经被切割成能力强弱的两部分了,怎么办?

  我们可以横向再画一条线,把纸切成上下两部分,上面的代表态度好,下面的代表态度差。

  这样,纸张就被我们切成了一个二维四象限,4 个部分彼此 MECE,面试者也因此被我们分成了四类:

  

  有了这个结构,我们就能很方便地制定出对应的招聘策略了。

  

  当然,遇到问题,你不用每次都自己切割。

  有一些已经成熟的模型,也都是建立在这个切分方法之上的,你可以根据问题,直接拿现成的结构模型使用,不用自己重新发明轮子。

  比如,基于两分法的管理理论:

  

  比如,将两次两分法组合成一个二维四象限的各种管理理论:

  

  当然,还可以找到很多,就不一一列举了。学会了这个切割方法后,你自己也能原创出一些有价值的分析结构,说不定还能出本书啥的。

  回到前面头脑风暴的案例。我们试着用平面切割法,看看可以把刚才这个问题切成什么样的结构。

  问题:如何在未来 3 个月完成 100 万销售业绩?

  通过思考后发现,要完成 100 万销售业绩,无论是从哪个角度思考,无非就是公司的外部因素和公司的内部因素,这既包含了所有的相关要素,又对立统一。

  因此,我们第一条线可以先把结构分为内部因素、外部因素这两部分。

  

  要完成 100 万销售,无非就两个环节:

  把产品生产出来;把产品卖掉。

  因此,第二条线可以是「生产与销售」这对对立统一体。

  切割后,出现了一个二维四象限,彼此符合 MECE 原则。为了便于理解,我们对这 4 部分进行重新命名:

  

  外部销售问题,是「营销/渠道」的问题外部生产问题,那就是「市场需求」的问题内部销售问题,那就是「销售团队」的问题内部生产问题,那就是「产品设计/供应」的问题。

  接下来看一下每个部分是否还可以继续切割。

  比如,在「营销/渠道」这个分类中,不同的用户类别适用于不同的渠道和营销方式,因此,可以用三分法,切成新客户、准客户、老客户三类,再横向切成营销和渠道两部分。

  

  比如,在「市场需求」这个分类中,用两分法,切分为用户需求和市场热点,用于搜集信息,协助设计部门做出更受欢迎的产品或者活动。

  

  如果说,前面金字塔结构是一名业务主管的视角,那么当你完成了平面切割,你便拥有了 CEO 的全局视野。

  除了看到前面金字塔结构中的所有和营销相关的内容,你还能看到之前未考虑到的公司内部视角和产品生产视角。

  

  有了这个结构,你就可以从用户需求、市场热点的部分开始,收集相关信息并加以分析。

  然后,用这些信息指导你的产品设计,活动设置,优化产品供应链。

  接着,设定销售团队的业绩目标,制订团队的激励方案;最后,针对不同用户的不同销售渠道,采取不同的营销方式。

  通过平面切割来进行结构化思维,你的整个解决方案,将变得更加完整和系统!

  还没结束……

  当方案开始执行,根据实际的销售情况、市场反馈,视图中右下角的「市场需求」部分的信息就会被更新;

  这将进一步帮助你优化产品设计,提供更受市场欢迎的产品,优化供应链的管理,以满足市场的增长;

  紧接着,调整团队业绩目标,优化激励方案;

  然后,继续改善渠道的营销方式,又进入下一波优化循环,如此往复……

  

  你有没有发现,整个方案动起来了!

  它不再是固定的方案,在纸上一成不变,而是会随着时间推移,不断调整、自我演化!这种加入了时间轴的动态思考,将我们的思维从三维上升到了四维,进化到了另一种方式……

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